Zorg en Zekerheid - Centrale backup zorgt voor besparing

Zorg en Zekerheid, met het hoofdkantoor in Leiden, ontstond in 1989 uit een bundeling van verschillende kleinere ziekenfondsen in die regio. Eind jaren negentig werd het dienstenpakket uitgebreid ten behoeve van particulier verzekerden en bedrijven. Er wordt hen een breed scala van verzekeringsproducten geboden. Bovendien exploiteert Zorg en Zekerheid twee van de dertien AWBZ zorgkantoren in Nederland. In het boekjaar 2001 waren er in totaal 425.000 ziekenfondsverzekerden en 26.000 particulier verzekerden aangesloten.

De uitdaging

meer dan 20 decentrale servers met eigen tape-units
tijd tekort voor nachtelijke back-ups
kans op fouten
ruimtebeslag door ruim 6.500 tapes

Voor de kernprocessen binnen haar organisatie vertrouwt Zorg en Zekerheid op in-huis ontwikkelde applicaties. Die worden continu aangepast aan de vaak sterk veranderlijke regelgeving in de zorgverzekering. Via decentralisatie zijn veel IT-faciliteiten dicht bij de eindgebruikers gebracht. Dat brengt echter ook complexiteit en risico's met zich mee. "We werken voor onze core-processen met COBOL-applicaties en BTRIEVE databases", zegt Systeem- en Netwerkmanager Edward van Kampen. "Op de verschillende afdelingen en bijkantoren draaien die op in totaal 20 servers, deels Novell, deels Windows NT. Die hebben allemaal een eigen tape-unit voor data-opslag. Dan zijn er nog de Unix-systemen met aparte applicaties voor de AWBZ-kantoren, ook weer met eigen tape-drives. Van alle data op al die tape-eenheden moeten 's nachts actuele back-ups worden gemaakt. Maar met meer dan 500 werkplekken die volledig IT-afhankelijk zijn, en dus 's ochtends weer moeten draaien, viel dat bijna niet meer te doen. De nachten waren gewoon te kort geworden, de kans op fouten te groot."

Bij de verhuizing naar een nieuw pand constateerden Van Kampen en zijn mensen ook nog eens dat de tape-library al meer dan 6.500 tapes omvatte en dus enorm veel ruimte in beslag nam. Het werd tijd om het back-up proces eens strategisch te bekijken en grondig te herzien.

De oplossing

centrale back-up omgeving
onbemande procedures
klaar voor SAN-integratie

Zorg en Zekerheid benaderde medio 2001 vijf aanbieders van datastorage-oplossingen. "We hebben de oplossingrichting volledig open gelaten", zegt Edward van Kampen. "Het ging ons uiteindelijk om de beste combinatie van efficiency en betrouwbaarheid, uiteraard tegen een redelijke prijs." Bij de beoordeling van de voorgedragen oplossingen gaf elk lid van het interne projectteam punten. Niet alleen voor de voorgestelde hardware en software, maar ook voor factoren als de deskundigheid en het meedenken van de betreffende aanbieder. Comparex' oplossing omvatte een centrale ATL P3000 tape-library met vier LTO tape drives met in totaal 170 slots. De back-up procedures - dagelijks alleen nog maar de die dag gemuteerde gegevens, en dan één keer per week een full back-up - worden geregeld en bewaakt door Legato Networker op een dedicated back-up server onder Windows NT 4.0. Deze werd via een extra zware Gigabit ethernetverbinding aangesloten op het bestaande interne netwerk waarin alle operationele servers zijn opgenomen. Comparex scoorde hiermee sterk op alle fronten."Zij hadden bij de onderbouwing van hun keuzes al heel goed nagedacht over mogelijke toekomstige ontwikkelingen, zoals een latere integratie van de back-up omgeving in een eventueel Storage Area Network", zeggen de betrokken systeembeheerders Cees de With en Peter Bol. "Ook de integratie met onze bestaande jobscheduling was goed voorbereid. Daar was zelfs geen extra ontwikkelwerk voor nodig."

De resultaten

einde aan handmatig werk
altijd voldoende opslagcapaciteit
forse besparingen
problemen oplossen op afstand
beschikbaarheid en kwaliteit verbeterd

Deze BURST-configuratie (de naam is bij Zorg en Zekerheid bedacht) maakte een einde aan veel handmatig en bijkomend werk. Cees de With: "Alleen al aan de tape-administratie waren we voorheen een halve mandag kwijt, elke dag opnieuw. En bij problemen in het back-up proces moest een van ons ter plaatse in actie komen, ook 's nachts of in het weekend. Nu verloopt alles onbemand, is er altijd voldoende centrale opslagcapaciteit en kunnen we problemen signaleren en veelal ook oplossen via remote monitoringfuncties. Doordat we slechts de gemuteerde data dagelijks wegschrijven en nog maar keer per week het totale systeem, kunnen we bovendien forse besparingen realiseren."

Zonder problemen overgestapt

Comparex deed de implementatie in nauwe samenwerkig met ATL en Legato."Alles was prima verzorgd", zegt Edward van Kampen. "In het voortraject is wat extra tijd gestoken, maar dat heeft zich vertaald in een perfecte blue-print. Na een maand testen zijn we zonder problemen overgestapt. Al snel was iedereen vertrouwd met deze nieuwe opzet. Ook alle eindgebruikers hebben een korte training-on-the-job gehad. Wij vinden dat belangrijk. Het gaat tenslotte om hún applicaties en om hún gegevens. Zij weten nu zeker, dat er altijd een goede, actuele back-up is en dat die ook altijd moeiteloos kan worden opgeroepen. En hun systemen zijn 's ochtends gegarandeerd weer beschikbaar. Dat aspect, die verbeterde kwaliteit van onze IT-dienstverlening, is een belangrijk extra winstpunt van deze oplossing."